Nguyên nhân và cách khắc phục khi gửi mail vào Spam, Junk-Email

I. Nguyên nhân email vào hòm Spam

Có 4 yếu tố chính ảnh hưởng tới việc email vào hòm Spam

• 1. IP bị liệt vào danh sách Blacklist.
• 2. Do độ uy tín của tên miền gửi mail (trước đây mình gửi mail có lỗi không, có gửi mail Spam không)
• 3. Chưa thiết lập các bản ghi SPF, DKIM.
• 4. Nội dung mail của bạn bị liệt vào nội dung SPAM.

• Server bị dính mã độc
• User nào đó chủ động spam mail (Email Marketing)
• Source Code nào đó bị dính shell…

1.1. IP bị liệt vào danh sách Blacklist.

Website khách hàng hiện đang đặt trên hosting có IP vào blacklist

Theo quy trình bên em có phương án để xử lý vấn đề này như sau:

• Dùng subdomain để gửi mail, Dùng subdomain này cũng không ảnh hưởng gì lắm. Nhưng lúc đó phải xác thực lại DKIM và SPF với subdomain này.

=> Bên em đề xuất dùng sub domain có dạng @em.domain để gửi email

• Chị gửi cho bạn quản trị tên miền bên chị thiết lập thêm bản ghi DNS có thông số như sau:

Khi thiết lập xong bản ghi chị báo lại em để em kiểm tra lại nhé.

Hoặc bên chị có thể đưa cho bên em thông tin quản trị tên miền, bên em sẽ hỗ trợ chị thiết lập luôn ạ.

1.2. Do độ uy tín của domain đối với Gmail không tốt

Ttrước đây mình gửi mail có lỗi không, có gửi mail Spam không?

Khi gửi tới Gmail, các email của bạn đều bị đưa vào thư mục Spam, đồng thời, bạn nhận được thông báo lỗi từ Gmail: “We’ve found that lots of messages from [my domain] are spam.” khi mở những email này.

Lỗi Spam này do uy tín của domain đối với Gmail không tốt. Gmail nhận thấy rất nhiều Email của bạn gửi trước đây bị người dùng đánh dấu Spam

Lưu ý: lỗi này chỉ xảy ra đối với domain được thông báo, email gửi từ cùng hệ thống nhưng trên các domain khác không bị ảnh hưởng (VD: các công ty khác gửi qua hệ thống LinkLeads Email Marketing vẫn gửi tới inbox Gmail bình thường, không bị ảnh hưởng)

Kiểm tra domain của bạn có bị vào blacklist hay không

+ Truy cập và kiểm tra domain của bạn tại MXToolbox

+ Nếu domain của bạn bị vào blacklist, bạn cần xem thông tin chi tiết (nhấn Detail) để biết nguyên nhân và gợi ý khắc phục. Trong nhiều trường hợp, bạn cần liên hệ với các tổ chức bộ lọc spam này để đề nghị gỡ domain ra khỏi blacklist của họ

+ Tạo subdomain để gửi mail, dùng subdomain này không ảnh hưởng gì. Nhưng lúc đó phải xác thực lại DKIM và SPF với subdomain này.

=> Bên em đề xuất dùng sub domain có dạng @em.domain để gửi email.

1.3. Chưa thiết lập các bản ghi SPF, DKIM.

Em đã check và thấy anh chị chưa cài thành công DKIM và SPF ạ. Anh chị báo lại các anh IT cài theo hướng dẫn dưới đây giúp em ạ:

Cấu hình DNS cho SPF, DKIM cho domain

Cấu hình DNS cho SPF, DKIM cho subdomain

1.4. Nội dung mail của bạn bị liệt vào nội dung SPAM của Gmail với lỗi “Thư có chứa nội dung thường được sử dụng trong thư spam”

Nguyên nhân có thể là:

• Nội dung Email chứa từ khóa (từ / cụm từ) hoặc định dạng (chữ hoa toàn bộ / chữ màu xanh lá hoặc đỏ /…) …. được coi là Spam theo chính sách của Mail Server
• Chưa xác thực mail server của LinkLeads, cho phép mail server của LinkLeads đại diện cho người gửi để gửi mail. Các tiêu chuẩn xác thực cần thực hiện bao gồm: DKIM, SPF, DMARC. Đây là các thông tin mang tính kỹ thuật, bạn cần có sự hỗ trợ từ các nhân viên kỹ thuật IT hoặc đối tác / nhà cung cấp hiện đang quản trị Mail Server của người nhận để tìm hiểu nguyên nhân chính xác ở Mail Server bên nhận và thực hiện các biện pháp khắc phục.
• Để xác thực Mail Server của LinkLeads, cho phép mail server LinkLeads đại diện cho bạn / người gửi để gửi các email đi, bạn (với sự hỗ trợ của nhân viên IT / đối tác / nhà cung cấp đang quản lý tên miền/domain) cần tiến hành cấu hình xác thực DKIM, SPF theo hướng dẫn sau của LinkLeads

Giải pháp đề xuất

• Bước 1: Kiểm tra xem Nội dung của bản tin liệu có phải là nguyên nhân hay không bằng cách gửi 1 bản tin với nội dung đơn giản tương tự 1 email trao đổi công việc bình thường
  • Soạn nội dung đơn giản, không chứa hình ảnh, không chứa đường link, không tô màu/viết hoa toàn bộ,…
  • Nội dung ví dụ:

Gửi anh A,
Em rất vui được biết anh và gửi lại thư này để thể hiện mong muốn được tiếp tục thảo luận với anh về các cơ hội trong tương lai sắp tới,
Nếu nhận được thư này, anh phản hồi lại giúp em nhé,
Em cảm ơn anh!
Trân trọng,

• • Bạn nên tự viết 1 nội dung đơn giản của riêng mình cho đa dạng và tránh những khách hàng trước đó của LinkLeads đã sử dụng nội dung này rồi, kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi các khách hàng trước đó của LinkLeads cũng đã nhiều lần sử dụng nội dung này.
  • Nếu Email đơn giản này gửi thành công tới người nhận mà không bị cảnh báo như trên => có thể kết luận: nguyên nhân xảy ra hiện tượng này chính là do nội dung email của bạn =>
    • Bạn thực hiện theo bước 2 để sàng lọc các nội dung có điểm Spam Score cao
    • Sau khi thực hiện theo Bước 2, bạn cần điều chỉnh dần nội dung bằng cách: add từng đoạn nội dung (từng đoạn văn bản, từng đường link, từng hình ảnh) rồi gửi email thật (send an email campaign) sau mỗi lần add từng đoạn nội dung tới khi bản tin của bạn bị vào Spam hoặc bị từ chối => bạn sẽ xác định được chính xác đoạn văn bản hay hình ảnh hay đường link nào là “thủ phạm”
  • Nếu Email đơn giản này gửi không thành công
    • Email đơn giản bị vào Spam => vui lòng liên hệ với LinkLeads để được hỗ trợ kiểm tra thêm
    • Email của bạn vẫn không gửi được và được LinkLeads thông báo Email bị từ chối với lý do như cũ => bạn hãy chuẩn sang bước 3 và bước 4 của hướng dẫn này
• Bước 2: Kiểm tra Spam Score của bản tin khi bạn đang soạn nội dung của bản tin (Create / Edit an Email Campaign) , điểm Spam Score của bản tin nên < 1 hoặc không được quá 2.
• Bước 3: Bạn cần xác thực DKIM và SPF cho phép mail server của LinkLeads đại diện thay người gửi (là bạn) gửi email với @[domain của bạn] tới người nhận. Cách thực hiện và kiểm tra, bạn vui lòng theo hướng dẫn Cấu hình DNS cho SPF, DKIM và White Label

II. Kiểm tra và thực hiện các Khuyến nghị tối ưu Tăng tỉ lệ Inbox và giảm Spam

• Ngay cả trong trường hợp domain của bạn không bị vào blacklist nào thì vẫn không đảm bảo bạn tránh được lỗi này. Bạn cần kiểm tra lại cách bạn đang gửi email marketing đã tối ưu hay chưa
• Ngay lập tức, hãy phân nhóm, tách các email Gmail thành 1 nhóm riêng, kiểm tra và remove ra khỏi danh sách những email không tương tác (không mở, không click) trong vòng 30 ngày gần nhất hoặc 5 bản tin gần đây nhất.
• Tiếp tục thực hiện bước này cho tới khi email của bạn không còn bị vào spam với thông báo trên nữa (tùy thuộc vào mức độ vi phạm nghiêm trọng của domain đối với Gmail mà thời gian này có thể lên tới 45 ngày).
• Sau khi tất cả các email của bạn không còn bị vào Spam với thông báo này, bạn có thể add trở lại những email không tương tác 1 cách từ từ:
  • Add những Email không tương tác trong vòng 30 ngày (hay 5 bản tin gần nhất) nhưng có tương tác trong vòng 60 ngày trở lại (hay 10 bản tin gần nhất)
  • Sau 1 tuần, bạn tiếp tục add những Email không tương tác trong vòng 30 ngày (hay 5 bản tin gần nhất) nhưng có tương tác trong vòng 120 ngày trở lại (hay 20 bản tin gần nhất)
• Trong trường hợp, bạn đã thực hiện các hành động trên, dừng gửi spam và đã qua 45 ngày mà email của bạn vẫn bị vào Spam với thông báo trên, bạn nên sử dụng 1 domain mới để thực hiện gửi bản tin tới các KH của mình. Domain mới không phải là sub Domain của Domain cũ. Và lưu ý thực hiện đầy đủ các Hướng dẫn tối ưu gửi Email Marketing hiệu quả tới Gmail của LinkLeads, dừng việc Spam lại.

Ngoài ra, trong email marketing, luôn có 1 tỉ lệ spam nhất định, người này vào spam, người khác vào inbox, cùng 1 người gửi, hôm nay mình nhận được spam, hôm sau mình vào inbox

Đều nằm ở 3 yếu tố trên nên không có chiến dịch nào đảm bảo 100% vào inbox.